Автоматические задачи: логика, действия и возможности

Автоматические задачи — это один из самых мощных инструментов CRM-системы. Они позволяют системе самостоятельно реагировать на изменения в данных и запускать нужные процессы без участия человека. Это значительно снижает влияние человеческого фактора, ускоряет работу и обеспечивает стабильность выполнения бизнес-процессов.

Что такое автоматические задачи

Автоматическая задача — это заранее настроенное правило, по которому CRM создаёт задачу без участия пользователя. Такие задачи создаются при наступлении заданных условий: изменение фильтра, переход на определённый статус, создание договора, выполнение другой задачи и т.д.

Автоматические задачи могут быть привязаны к:

• договору;
• карте клиента;
• другой задаче;
• конкретному товару или услуге.

Примеры использования

• При переходе договора на статус «Первичное обращение» автоматически создаётся задача «Перезвонить клиенту».
• При заполнении фильтра «Нужен самовывоз» — создаётся задача на логистику.
• При завершении задачи «Принять товар» — создаётся следующая задача «Запустить расчёт стоимости».

Условия срабатывания

Автоматические задачи создаются на основе сложных условий, включающих:

• текущий статус договора;
• город;
• наличие заполненных фильтров;
• создание других задач;
• завершение связанных задач.

Задачи не просто создаются автоматически, но и адаптируются под конкретный контекст, исключая ненужные или дублирующие действия.

Назначение задач

Автоматическая задача может быть назначена как на обычного пользователя, так и на специального системного пользователя с именем «Система».

Если задача назначена на пользователя "Система", открываются расширенные возможности:

• отправка сообщений в беседах;
• автоматическое добавление и удаление товаров и услуг;
• копирование или обновление договора;
• вызов внешних API и интеграционных скриптов;
• логирование и взаимодействие без участия оператора.

Ручное создание на основе автоматических задач

Автоматические задачи можно использовать и в ручном режиме. На страницах сущностей (договора, клиента, задачи) есть кнопка «Создать задачу». По умолчанию она предназначена для создания обычной задачи, связанной с текущей сущностью. Однако в интерфейсе доступно поле выбора «Родительской задачи».

На его основе система анализирует текущий контекст (город, статус и тип сущности) и предлагает список подходящих автоматических задач, которые можно использовать как шаблон. Это позволяет:

• сохранить все условия автоматической задачи;
• применять встроенную логику переходов и проверок;
• вручную создавать точечные, уникальные задачи в рамках текущей ситуации.

Такой подход объединяет мощь автоматизации с гибкостью ручного управления.

Параллельное выполнение и логика переходов

Автоматические задачи поддерживают параллельное выполнение. Это значит, что можно задать несколько задач, которые должны быть завершены до перехода договора в следующий статус. Такой подход позволяет моделировать сложные процессы, где финальное действие зависит от результата работы нескольких сотрудников или отделов.

Например:

• задача «Уточнить адрес» и задача «Проверить доступность техники» должны быть выполнены обе, прежде чем договор перейдёт в статус «Готов к выезду».

Гибкость и безопасность

Создание автоматических задач строго контролируется системой:

• нет риска бесконтрольного назначения;
• повторное создание задачи при одинаковых условиях можно ограничить;
• все действия логируются и доступны в истории.

Администратор может гибко управлять логикой: отключать автоматические задачи на отдельных статусах, задавать условия их создания и выбирать поведение при отклонении или неисполнении.

Заключение

Автоматические задачи — это ключ к высокой производительности и стандартизации процессов в CRM. Они позволяют:

• запускать действия без участия сотрудника;
• исключать пропуски в цепочке обработки;
• ускорять движение по статусам;
• создавать надёжную структуру исполнения задач;
• интегрировать CRM с внешними сервисами.

Правильно настроенные автоматические задачи делают систему по-настоящему «умной», освобождая команду от рутинных операций и сводя ошибки к минимуму.